Dezembro de 2025. Mara prepara a última reunião do ano do Conselho de Administração da companhia em que trabalha, e reflete sobre como era este processo em 2019, sem nenhuma saudade.
Primeiro, precisava enviar convites para travar a agenda de cada conselheiro; era comum que datas ou horários fossem alterados, gerando retrabalho com alguma frequência. Depois, preparar a pauta. Transportar a pauta para o edital de convocação oficial, que seria depois publicado, e fazer nova cópia para a convocação que seria enviada por e-mail, mas com outro formato. Era importante calcular o tempo de cada pauta para que a reunião não excedesse o período reservado da agenda de cada conselheiro.
Antes de enviar a pauta por e-mail, os materiais, recebia as demonstrações financeiras da área de Controladoria, relatórios de contingências do jurídico, indicadores do RH e outros documentos para cumprir a pauta da reunião. Cabia a ela consolidar e padronizar todos os arquivos, para não dar trabalho aos conselheiros.
O material e a convocação eram enviados por e-mail e, então, começava o tiroteio de mensagens: conselheiros solicitando informações adicionais, tirando dúvidas, elogiando e criticando. Nenhum destes e-mails era arquivado ou indexado para controle. Entre a convocação e a reunião, alguns materiais eram “atualizados”, obrigando-a editar e reconsolidar tudo, a reenviar o material completo e, invariavelmente, a responder a todos sobre o que havia mudado em relação à versão anterior.
De volta do devaneio do passado, Mara finalizou a convocação da reunião. Ela estava em 2025, e levou exatos um minuto e quarenta e cinco segundos para fazer tudo aquilo. Também não precisava se preocupar muito com a ata, que já vinha pré-formatada para ela. E o acompanhamento posterior das decisões? Tudo feito pelo sistema automatizado.
A economia de tempo também foi muito bem aproveitada pelos conselheiros, que não precisavam mais buscar em e-mails os históricos de reuniões, pautas, atas, decisões e implementações. Eles passaram a ter acesso a materiais apenas com autenticação facial ou de impressão digital, e tinham seu próprio “Google” interno para pesquisar o resultado de tanto trabalho, indexado com Inteligência artificial.
Mara é um personagem que reflete a realidade de muitos profissionais que precisam ainda lidar com processos analógicos e trabalhosos. No entanto, não precisamos ir tão longe, até 2025, para termos soluções práticas. Muitos setores estão evoluindo, a tecnologia chegou para facilitar a vida de todos, a Inteligência Artificial já é uma realidade e não mais um sonho distante.
No campo dos conselhos de administração os ganhos são expressivos quando falamos em gestão de tempo e segurança. Já conseguimos ter sistemas em que tudo é resolvido com três cliques, tudo é acessado em um único lugar e todos os usuários são avisados automaticamente de cada nova atualização, além da segurança da criptografia e autenticação por múltiplos fatores. E os avanços não vão parar, novas tecnologias estão surgindo, para facilitar ainda mais esses processos:
Inteligência artificial – Processamento de linguagem natural e “Speech to Text”: microfones na mesa vão captar toda a conversa, identificar quem está falando e transcrever toda a conversa em texto para a ata da reunião automaticamente. Se alguém falar português errado, o software vai corrigir na hora de transcrever;
Integração total de todos os canais de Comunicação: toda comunicação (por e-mail, WhatsApp, voz, etc) será registrada automaticamente nos sistemas;
Scratch / Highlight inteligente: anotações (rabiscos) e marcações de texto em documentos PDF (com canetinha de iPad) serão inteligentes, vão reconhecer como texto os rabiscos e indexar as marcações de texto para consulta posterior;
Chatbots inteligentes: que vão desde tirar dúvidas do usuário, até realizar pesquisas, análises e ações solicitadas pelo usuário no Sistema.
Não precisamos voltar muito no tempo para ver o reflexo da tecnologia, ela é inserida em nossa rotina de uma forma veloz e orgânica. No entanto, ainda temos muito a avançar. Se formos pensar na realidade dos conselhos no Brasil, a maioria ainda se utiliza de processos analógicos. Talvez, seja um reflexo do perfil mais sênior dos conselheiros, com a média de idade de 57 anos, segundo dados do Instituto Brasileiro de Governança Corporativa – IBCG. Então, não tão íntimos dessas soluções. “A Mara” de 2025 não sentirá saudades dos processos de 2019, assim como “as Maras” de 2019, não sentem saudades das rotinas dos conselhos de 2012.
por Eduardo Shakir Carone, sócio-fundador da Atlas Governance (software de governança para conselheiros) e investidor e conselheiro de empresas de capital fechado e grupos familiares
